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2007/6/24

关于GTD(Getting Things Done)

如果你也常常感觉有事情没做完,但是又想不起来是哪些事情;如果你也总是觉着被事情赶着过生活,恨不得逃离一段时间;如果你的时间总是安排的乱七八糟,后悔自己的效率低下……那么可以了解一下GTD:

1、GTD是Getting Things Done的缩写,这是David Allen提出的一套任务管理方法。可以到这里下载《Getting Things Done》的中文电子版 http://groups.google.com/group/gtdlife/web/gtd.pdf (中译本《尽管去做》由中信出版社社2003年出版)

2、流程大概是这样的:

  • Collect(收集):最开始,收集你能想到所有要做的事情。可以是生活还是工作,也许是任务也许是想法。不用分类,无论大小。写在纸上、记在电脑上都行。
  • Process(处理):将前面搜集的事情归类,如下:
    • 垃圾(发现不必做的)
    • 2分钟内就能做完的,那就直接做掉。
    • Future Items(现在做不了,以后再说的)
    • Information(只是信息的想法)
    • Actions
      • Delegated Actions(不必自己动手,委派别人做)
      • Scheduled Actions(需要在某时或者某个时间前完成的)
      • Do ASAP Actions(紧急的)
    • project(复杂的,需要几个行动配合完成)
  • Organise/Review/Do(规划/回顾/做):不用做的事去掉了,两分钟内能做好的事做掉了,剩下的项目都分类了。那么规划一下,一个一个做来。建议每周回顾一次,至少一个月要回顾一次。

3、要点有:收集所有的事情,GTD的原则之一就是让这些东西都外在于大脑,据说就可以体验真正的轻松(我都忘记那是什么滋味了,呵呵);两分钟内能做的事情就先做掉,否则最好还是在归完类之后做;要有回顾。

4、据说有个叫ThinkingRock的软件完全按照GTD的原则设计,使用方法和下载链接都可以在这里找到。我试了,界面很直观也很漂亮,唯一的问题是启动速度太慢。实际上,只要掌握了GTD的思想方法,用笔记本都可以实践。

5、以上是根据查到的资料编写的。再转一篇《学习GTD后的十个改变》

1) 清理自己的文档:花了几个小时把电脑中的文件,书柜里的书和文档全部都清理了一遍。

2) 时刻记录:总是带着两张小卡片和笔,第一张是一天前记录今天需要完成的事情,另一张记录新添加的需要完成的事情。

3) 2分钟法则:当一件事需要的时间少于2分钟的时候,我总是先完成它。

4) To-do List + 小卡片:保持一份完整的lists,随时知道下一个步骤是什么,尽量让自己保持进度。

5) 保持收件箱干净:清空了所有的inbox,分别添加tags和filters来加快查阅。

6) 较少查看邮件的时间:设定新邮件通知,即时tags或者删除,不重复阅读邮件。

7) Someday/maybe list总是有很多事情想去做,但未必能马上实行,比如说假期旅行。先记录下来,一旦有时间就开始计划。

8) 提高Calendar的使用方法:不再是什么事件都放入其中,跟To-do List搭配使用。如果不是某天一定要完成任务,则放入Action List中。把可以确定时间长短的事件放入其中,规定完成。

9) 完成,推迟,委派:合理安排每个任务,马上完成?推迟到什么时候?委派给别人完成?

10) 从零开始:把Inbox清空,买一个新的文件箱,新的记录本。新的东西总是让人觉得有种无穷的魅力。

老熊摘编。参考资料:http://www.mifengtd.cn/articles/category/gtd/

让你的个人效率翻三倍(ZZ)

珍惜您的时间

……几年前,我发现了一个能让我把效率提高近三倍的简单方法,在本文中我将分享一些你可以马上着手进行的非常实用的观念,并且你不必为之付出比现在更多的努力。

1、使用一个详细的日程表

一整天当你开始或完成某个活动时都把时间纪录下来,可考虑使用秒表来记录每个活动的时间间隔。你可以仅在工作时间使用这个方法,或是一整天都用。一天结束时,把这些时间段分类记录到综合类别中,然后找出你在每类活动中耗费时间的百分比。假如想把这事做彻底,可以持续做上一周,再计算你在每类活动中耗费的时间占总时间的百分比。要尽可能地详尽:记下你在收发电子邮件、阅读新闻组、网上冲浪、打电话、就餐、洗澡等等事情上分别花费了多少时间。当你从椅子上站起来的时候,可能就表示你该在日程表里添上一笔了。我通常每天结束时会有50-100个日程记录。

你可能会惊讶地发现,你花在那些自认为是实质性工作的活动上只占了工作总时间的一小部分。有研究发现上班族每天在实质性工作上平均花费的时间为1.5小时。其余时间都耗在了社交、工间休息、就餐、与工作无关的交流、把文件挪来挪去,及其它许多与工作无关的事情上。全职上班族平均开始工作的时间是上午11点,而下午3点半左右就开始懈怠了。

2、分析你的结果

我第一次使用日程表时,我一周在办公室花费了约60个小时,却只完成了15个小时的实质性工作。即使在技术上看来我的效率已是上班族均值的两倍,我仍为这个结果懊恼。另外45小时到哪去了?我的日程表清楚地显示出时间在我无意识的状态中流失--过分频繁地检查邮件、在那些实际上没有必要的事情上苛求完美、通读新闻、就餐时间过长、被其实可预防的干扰打断等等。

3、计算你的个人效率比

每日效率比,即我实质性工作上耗费的时间除以在办公室耗费的总时间。当我发现自己仅利用了25%的时间时这确实令我感觉糟透了。我同时认识到,仅仅延长工作时间是极其愚蠢的。

4、用减少总时间推动效率提升

试试只允许自己在办公室待上5个小时,而那天剩下的时间我不准自己再工作。哈,有趣的事情发生了,我肯定你能想象得到。我的大脑把工作时间当成了稀罕物,因为我持续工作了几乎整整5个小时且效率比超过了90%。我在一周接下来的几天里继续这个实验,于是这周在办公室度过的30个小时当中,我完成了25小时的工作,效率比超过80%。因此我在把每周工作时间减少到30小时的同时还多出了10小时来做实质性工作。假如你的日程表显示你的效率比十分低下,那就试着在一天中严格限制你的工作总时间,看看成果如何。一旦你的大脑认识到工作时间很紧迫,你突然间就会变得极有效率,因为你必须如此。当你有紧迫的时间限制时,你通常总能找出完成工作的办法。而当你有充裕时间时,很容易就变得效率低下。

5、保持最高效率的同时逐渐增加工作总时间

在几周的时间里,我能在保持自己的效率超过80%的同时逐渐增加我的每周工作时间。迄今为止我保持这个习惯已有多年,一般每周约有40小时用来干实质性工作,同时只需在办公室待上45小时。我觉得这对我来说太棒了。假如我试图在办公室待上更长时间,我的生产率就会飞速下降。最妙的是这个方法能让我在最优化自己的工作效率的同时,也让我在生活的其它领域得到极大的平衡。我使用这个方法使事业成效提升了三倍,并且仍有大量时间来追求个人爱好。

使用日程表是确保生产率最佳而不必增加工作时间的明智选择。不过,日程表必须定期使用,才能产生这些优势。我每3-6个月用一次日程表,多年来它让我有了巨大的改变,总是让我有新的杰出表现。假如太长时间不用日程表,我的生产率就会逐渐下降--因为我又恢复了那些无意识的浪费时间的习惯。你将如我一样,发觉你对生产率的感受与你完成了多少实质性工作密切相关。当你感到自己的生产率低于想达到的目标,就利用日程表来提升你的意识和测量你的"效率比",而后优化你的效率,直至生产率恢复如初。

如何成为一个起早者(ZZ)

早起的习惯是天生的还是后天养成的呢?在我身上,它显然是在后天养成的。在我20岁之前,我很少在午夜前睡觉,几乎总是睡的很晚,通常我会一直睡到每天的傍晚才起床。

最通常的错误策略是:你认为,如果你想要早起的话,你最好早点去睡觉。因此你会计算一下你现在一般每天要睡几个小时,然后计算出需要在新的基础上往 回移动几个小时。比如说现在你从午夜(夜晚12点)睡到早上8点,你预测如果你在晚上10点睡的话,那么第二天你就可以在凌晨6点起床。听起来似乎很有道理,但是这通常会失效。

如果你想成为一个起早者(或者只是想更多的控制你的睡眠模式),那么就试试这样做吧:只有当你太瞌睡而不能继续坚持下去时才去睡觉,每天早上都在同一个固定的时间起床。

一旦你设定了一个固定的时间醒来,可能会需要你通过几次实践来确定你正确的睡觉时间范围。刚开始的时候你可能会看到变动比较大,一天晚上睡的太晚,另一天晚上睡的太早。但是最终你会找到一个感觉,你能够感觉到什么时候你去睡觉会马上睡着,并且第二天你仍然精力充沛。

为了防止你睡的过晚,给自己划定一个最晚睡觉时间,即使这时候你完全不瞌睡,无论如何你也要在那个时间上床睡觉。我知道我每天晚上至少需要6.5个小时的睡眠时间,但是如果遇到了紧急情况,那么我可以只睡5个小时,第二天还很好,前提是我并不是每天晚上都这么做。现在我的睡眠时间最长为7.5小时。在我开始每天早上准时醒之前,我经常每天晚上睡8到9个小时,如果有时候真的累的话,甚至睡10个小时。

为什么要早起?

我要说主要的原因的是你可以有更多的时间来做比睡觉更有意思的事情。

再提一次,我已经从每周节省出10到15个小时来做这些事情了。这些额外的时间效率是非常明显的。到上午6点半之前,我已经做完了锻炼,冲了个澡,吃了早饭,我已经在我的办公桌前准备去工作。我可以每天挤出不少时间来做一些富有成效的工作,并且我通常在下午5点之前完成了一天的工作(那包括私人的"工作" 比如说发邮件,支付帐单,去幼儿园接我的女儿,等等)。这给了我每晚5到6个小时的自由时间来关心家人、参加休闲活动、主持节目、阅读、写日记等等。而最重要的是,我在这段时间中依然精力充沛。抽出时间来做那些所有对我重要的事情会使我感到非常平衡,放松和乐观。

想一想你可以利用空闲的时间来做些什么。即使每天多余出30分钟也足够你每天进行身体锻炼,读书,维护一个博客,冥想,煮健康的饭菜,学习一门乐器等等。积小成多,即使每天一段很短的时间经过一年的积累也将会变得巨大,每天多余出30分钟一年就是182.5个小时。这可比一个月的工作时间还要长(按每星期工作40个小时)。如果你能每天节省60分钟的话,一年你能节省的时间就会翻倍,如果你能每天节省90分钟的话,那么它就会变成三倍。对我来说,我每天大概能够节省90分钟的时间。那就是说我每工作十年,就相当于其他人工作十一年。我可以用那一年的时间来精力充沛地做以前我没有时间做的事情,这是多么美妙!

原文地址:How to Become an Early Riser
原文作者:Steve Pavlina
翻译:Angelived译文地址
【老熊注:转载时做了删节】

2007/6/17

羊头狗肉

--你们餐厅不是韩国料理吗,怎么菜单上都是日本菜?

--我们就是日本料理啊

--那怎么门口写的韩文?

--那是用韩文写的"日本料理"……

2007/6/11

与职业相关的七个核心能力(zz)

  一九九〇年代的澳洲教育改革:「核心能力」取向的教育計劃
  羊憶蓉/師大社教系教授

    一九九〇年代,澳洲進行了一項全國性的教育改革實驗計畫,稱為「核心能力」取向的教育(key competency based education,以下簡稱「KC教育」)。這個名詞也許令某些人覺得似曾相識,因為過去臺灣追隨美國的潮流,曾經在民國六十至七十年代流行過「能力本位」(competency based edducation)的教育思潮。但澳洲這次教育改革所使用的「KC教育」,概念與以往的「能力本位」完全不同。同時,這次教育改革在全澳洲各地挑選的實驗學校同步進行,幅度廣闊。至今雖然還在實驗階段,尚無具體績效評估,但「KC教育」注重學生基本生活能力的精神,可為臺灣參考。
    1989年,澳洲的聯邦政府(the commonwealth)及地方政府(State and Territory governments),共同達成一項全國職業培訓改革方案(the National Training Reform Agenda)的協議。該改革方案建議將「能力導向」(competency-based approach)的觀念落實至教育領域,希望接受過學校教育的年輕人,具有相當的「能力」,以達到企業界所需要的就業水準。
    1991年,中央及地方政府的教育培訓部一致同意,檢討全國的義務教育後的教育及培訓,並將該工作指派予Brian Finn。Finn任召集人而成立了Finn Committee,並在一九九一年七月發展了該委員會的報告書──「青年人於義務教育後的繼續教育及培訓的參與」(Young People's Participation in Post-compulsory Education and Training)。報告書中指出,有一些實際的工作及生活能力是青年人在準備就業的道路上必須學習的,這些能力被稱為「與職業相關的核心能力」(employment-related key competencies),而所有青年人,不論在教育或訓練上走的是那一條道路,都能發展這套核心能力。  
    1991年9月,新的工作組織「梅爾委員會」(the Mayer Committee)成立,並接續 Finn Committee在發展「核心能力」方面的工作。梅爾委員會的工作是確認出特定的「核心能力」,界定其定義,以及提供學校與培訓單位一些課程、教學、及評估上的應用。  
    1992年9月,梅爾委員會提交它的「KC教育」總結報告,標題為「將一般性教育應用於工作中」("Putting General Education to Work")。這份報告指出,青年人為有效參與新興工作組織及型態的七項一般性核心能力,以及達成核心能力的全國一致性的基本評估原則。州及聯邦教育暨培訓部(State and Federal Ministers for Education and Training)便建議,繼續發展界定核心能力的工作,並以之為整體教育及培訓體系的改革。
  
    梅爾委員會將「核心能力」定義為:
  
  ●蒐集、分析及組織資訊;  
  ●溝通觀念及資訊;  
  ●計畫及組織活動;  
  ●與他人合作及在團體中工作的能力;  
  ●運用數學觀念及技術;   
  ●解決問題;   
  ●運用科技。

  
    1993年,澳洲中央政府宣布,在往後三年內將提供兩億元澳幣的經費,在教育及培訓體系中發展、試驗及評估「核心能力」實驗計劃。  
    1993年12月,澳洲中央及地方的各級教育會議一致同意,州及地方將收集各種「核心能力」方案的資料,並將於1994年4月的全國會議中彙整提出報告。
  
    這項「KC教育」實驗計劃,終於在1994年上半年於澳洲全國各州及地方正式施行。  
    關於「KC教育」,有幾項重點是特別值得在此提出介紹的。首先,在不同的文件中,關於所謂「核心能力」到底是七項或八項,有些爭議。在梅爾委員會最初提出的報告書中,共有上述的七項核心能力:但在日後發展成教育改革重點的過程中,有人針對澳洲多族群及文化多元的背景,認為應加上第八項核心能力──即「文化理解」(cultural understanding)。但這項建議,在不同的地區、團體之間引起不同的反應;有人贊同,但也有人認為其不易實踐評量而不予支持。爭議之下,這第八項「能力」至今未得到全國性共識。  
    其次,「KC教育」發展的目的,是應企業界要求,將「核心能力」視為將教育運用於工作的工具。為了學生有效參與發展中的工作組織形態,有效運作於快速變遷的社會,而肯定其必要性。有人認為,核心能力在各種生活場合中都有用。它們適用於一般的工作,而非屬於特定職業或工作領域。它們有益於學生有效地參與繼續教育及成人生活。以就業而言,學生會需要雇主所要求的能力。今天的工作環境重視的是團隊工作、主動性、溝通、問題解決及運用科技的能力。這些都是核心能力發展的背景。以繼續深造而言,「KC教育」所發展的基本學習方法,將能幫助學生,有效地應付繼續教育或培訓所需要的獨立學習風格。以一般生活而言,面對二十一世紀的資訊化社會,以及將來每日的社會變遷,學生將更有自信及更能勝任。  
    在澳洲大規模推行「KC教育」的同時,其他國家如英國、美國、及紐西蘭,都已發展類似的一般通才所需能力(generic competency),但是澳洲自認是將「核心能力」引介至教育及培訓界的先鋒。  
    澳洲自一九九四年開始「KC教育」計劃以來,在中央政府的贊助下,各州各省都將投資於「KC教育」的評估及報告活動。The Boards of Studies也密切融入這整個過程。理想上,「KC教育」的評估應與其他的評估形式整合,這需要發展評估方法,使學生能夠表現出他們的知識及能力。個別特殊的評估及報告方法,會隨著各州而異,但整個方案還是嘗試找出全國一致的評估。
  
    到目前為止,由於「KC教育」的實驗期間尚短,還在各校、甚至教師個人自行實驗探索的階段。澳洲政府委託位於Adelaide的The Orphanage Teachers' Center發展推廣「KC教育」的多媒體教材,目前也尚未完成製作。因此,其效果及未來成敗,尚無法評估。但以「KC教育」發展的精神而言,是針對純粹知識取向的教育提出修正,希望學校教育能幫助學生做到「學以致用」,使得知識與生活能力、職業能力緊密結合。這個概念,對於升學導向的臺灣教育而言,有極佳的參考作用。